TEKNIK SIDANG DALAM MUBES/MUSYKOM

    

  tekniksidangdalammubes/musykom

Oleh: Rahmad Huda Pulungan.

Setiap aktifitas, apapun jenisnya baik formal maupun tidak, tentu tidak terlepas dari tujuan yang ingin dicapai. Tujuan bisa tercapai apabila aktifitas itu diarahkan sehingga menghasilkan sebuah keputusan atau kesepakatan untuk dilaksanakan bersama. 

Dalam kehidupan sehari-hari, permasalahan selalu muncul di tengah-tengah kita. Segala permasalahan yang muncul tentu perlu sebuah solusi. Dalam mencari solusi dari sebuah permasalahan, apalagi yang menyangkut hajat hidup dan kemaslahatan orang banyak, selalu ditempuh dengan mekanisme musyawarah untuk mufakat. Permasalahannya, dalam menempuh mekanisme tersebut tidak semua orang bisa diajak berfikir sama. Karena itu, hendaknya semua orang yang ikut dalam sebuah musyawarah harus punya itikad yang baik untuk menyelesaikan masalah kemudian dicari solusinya demi kemaslahatan bersama. 

Istilah "sidang atau persidangan" selalu dikonotasikan dengan istilah pengadilan. Namun, pemahaman tersebut tidak sepenuhnya benar, karena banyak komunikasi formal yang menggunakan mekanisme persidangan. Meskipun tidak semua aktifitas selalu diikuti dengan istilah "sidang" dalam penyebutaanya meskipun didalamnya ada mekanisme persidangan. 

Persidangan yang akan dibahas dalam kesempatan ini adalah suatu sarana untuk menemukan sebuah solusi dan kesepakatan bersama yang di dalamnya terdapat komunikasi antar peserta dan pengkondisian suasana. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui dan memahami aturan-aturan persidangan serta pihak-pihak yang terlibat dalam sebuah persidangan. Untuk memahami konsep persidangan secara detail akan lebih sempurna bila kita mengenal terlebih dahulu berbagai bentuk komunikasi formal guna memahami perbedaannya secara mendalam. 

Bentuk-bentuk komunikasi formal tersebut antara lain:

Simposium Sebuah sarana pertemuan yang sifatnya ilmiah dengan mendatangkan para ahli atau pakar dibidang tertentu guna membicarakan suatu permasalahan dilihat dari berbagai sudut pandang.

Seminar kegiatan untuk mendiskusikan atau membahas kegiatan ilmiah atau hasil sebuah penelitian yang bertujuan untuk menemukan hal-hal baru guna pelaksanaan penelitian selanjutnya.

Diskusi Kegiatan yang dilaksanakan dua orang atau lebih secara bersama-sama guna memecahkan suatu permasalahan dan memberikan saran serta usulan yang dapat memudahkan dalam penyelesaiannya.

Rapat Sebuah pertemuan untuk mendapatkan kesatuan pendapat dalam suatu kelompok organisasi yang bertujuan untuk mencapai suatu kesepakatan dalam memutuskan suatu masalah yang memerlukan suatu kebijakan bersama (anggota). 

Lokakarya Suatu pertemuan yang bertujuan memecahkan suatu masalah dan mencari rumusan baru yang kemudian ditindak lanjuti dengan kegiatan yang nyata.

Muktamar Suatu pertemuan akbar pada sebuah organisasi yang dihadiri oleh seluruh wakil-wakilnya yang bersifat mengikat untuk mencapai suatu keputusan yang akan dilaksanakan oleh seluruh anggotanya.

Unsur-unsur penting yang harus ada dalam sebuah persidangan antara lain: Masalah yang akan dibahas Tujuan yang ingin dicapai Aturan (teknik sidang) Peserta serta harus ada Presidium sidang.

PENGERTIAN Musyawarah Besar disingkat Mubes adalah permusyawaratan tertinggi yang diikuti oleh seluruh anggota, diadakan sesuai aturan anggaran dasar/anggaran rumah tangga (AD/ART).

PESERTA

Hak peserta : berhak menyatakan pendapat, memilih dan dipilih serta memiliki hak 1 (suara).

Kewajiban Peserta : Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan dan Menjaga ketenangan / harmonisasi persidangan.

PENINJAU Mereka yang diundang oleh organisasi tersebut. 

Hak peninjau : berhak menyatakan pendapat  Kewajiban Peninjau  : Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan dan Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan.

WAKTU Ketentuan tentang waktu dan tempat pelaksanaan serta agenda Mubes ditetapkan oleh Rapat kepengurusan. Waktu pelaksanaan Musbes dilaksanakan sebelum Surat Keputusan Kepengurusan Habis.

ACARA POKOK MUSYAWARAH BESAR: Sidang pleno I (satu) Manual Acara (Surat Keputusan) Tata Tertib (Surat Keputusan) Pemilihan Pimpinan Sidang Tetap (Surat Keputusan)

Sidang Pleno II (dua) Laporan Pertanggung jawaban kepengurusan organisasi tentang: Kebijakan kepengurusan Organisasi Keuangan

Sidang Pleno III (tiga) Komisi-komisi Komisi A : Struktural Organisasi dan Job Description Komisi B : Garis Besar Haluan Program Kerja Komisi C : Rekomendasi Hasil rapat komisi hanya dibacakan pimpinan rapat komisi tanpa perlu ada pembahasan   ulang. Surat Keputusan Sidang Pleno III (tiga).

Sidang Pleno IV (empat) Pembacaan tata tertib pemilihan Pembacaan calon formatur Pemilihan formatur. (Surat Keputusan Panitia Pemilhan) Surat Keputusan Sidang Pleno IV (empat)

LAIN – LAIN

Ketentuan tentang tata tertib Mubes dibuat oleh kepengurusan organisasi. Pada waktu berlangsungnya Mubes dapat diselenggarakan acara atau kegiatan pendukung yang tidak mengganggu jalannya Mubes.

 Selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah Mubes, Pimpinan organisasi harus menyampaikan hasil keputusan tentang acara pokok Mubes kepada Pembina untuk mendapat pengesahan. Apabila sampai 15 (lima belas) sesudah penyerahan hasil keputusan Mubes belum ada jawaban dari Pembina, maka keputusan dianggap sah. Selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah mubes, keputusan Mubes harus ditetapka oleh Pimpinan organisasi. Apabila selama satu bulan setelah Musyawarah besar formatur terpilih tidak segera menghasilkan kepengurusan baru maka akan di kertaker. Keputusan Mubes tetap berlaku sampai diubah atau dibatalkan oleh Musykom berikutnya.

PERSIDANGAN

Quorum dan Keputusan Sidang Musyawarah dinyatakan sah apabila dihadiri ½ + 1 dari peserta yang hadir. Apabila peserta yang hadir tidak memenuhi jumlah ½ + 1, musyawarah ditunda 15 menit dan sesudah itu dapat dibuka kembali. Penundaan dapat dilakukan 2 (dua) kali, sesudah itu dibuka serta dinyatakan sah dengan tidak memandang jumlah yang kehadiran peserta. Keputusan musyawarah diusahakan dengan suara bulat. Apabila tidak sah dilaksanakan dengan lobying dan apabila tidak sah terpaksa diadakan pemungutan suara, maka keputusan diambil dengan suara terbanyak mutlak. Pengambilan Keputusan Keputusan Permusyawaratan diusahakan diambil dengan musyawarah untuk mufakat. Apabila keputusan permusyawaratan terpaksa dilakukan dengan pemungutan suara, maka keputusan diambil dengan suara terbanyak mutlak, yaitu setengah lebih satu dari jumlah peserta yang memberikan hak suara. Pemungutan suara atas seseorang atau masalah yang penting dapat dilakukan secara tertulis dan rahasia, atau secara langsung. Apabila dalam pemungutan suara terdapat jumlah suara yang sama banyak, maka pemungutan suara diulangi dengan memberikan kesempatan masing – masing pihak untuk menambah penjelasan. Apabila setelah tiga kali pemungutan suara ternyata hasilnya tetap sama atau tidak memenuhi syarat pengambilan keputusan pembicaraan dihentikan tanpa suatu keputusan atau diserahkan kepada pimpinan di atasnya. Apabila keputusan telah diambil, maka seluruh peserta musyawarah harus menerima keputusan tersebut dengan ikhlas dan tetap bertawakal kepada Allah SWT Pemilihan pimpinan sidang dengan cara : Presidium  sidang  dipilih  dari  peserta  Mubes Setiap peserta mengajukan satu orang nama calon pimpinan sidang Suara terbanyak 1 s/d 3 dinyatakan sah sebagai pimpinan sidang Bila terdapat suara terbanyak terakhir, maka diadakan pemilihan ulang pada suara terbanyak terakhir tersebut. Tata cara pemakaian palu sidang Satu (1)kali ketukan : Serah terima Pimpinan siding. Peninjauan Kembali. Pengesahaan keputusan. Menskrosing dan mencabut Skorsing 1 x 15 menit, 2 x 15 menit dan 3 x 15 menit. Dua (2) kali ketukan : Memutuskan suatu Ketetapan yang menyeluruh. Menskorsing dan mencabut kembali skorsing 1 x 30  menit , 2 x 30 menit dam  3 x 30 menit. 3 kali ketukan : Untuk membuka dan menutup Acara dengan resmi. Menskorsing dan mencabut kembali skorsing 1 x 24 jam 2 x 24 jam atau sampai waktu yang tidak ditentukan. Redaksi pimpinan mubes dalam persidangan Membuka sidang Dengan mengucapkan bismillah hirrahma nirrahim, tepat pada jam (....) di jam saya, sidang mubes (...) resmi saya buka. Menskorsing sidang Dengan mengucapkan bismillah hirrahma nirrahim, tepat pada jam (....) di jam saya, sidang mubes (...) saya skorsing (...). Memindahkan presidium sidang Dengan mengucapkan Alhamdulillah hirabbil alamin, tepat pada jam (....) di jam saya, pimpinan sidang saya alihkan ke presidium (...). Menerima pimpinan setelah di pindahkan Dengan mengucapkan bismillah hirrahma nirrahim, tepat pada jam (....) di jam saya, pimpinan sidang saya ambil alih. Menutup persidangan Dengan mengucapkan Alhamdulillah hirabbil alamin, tepat pada jam (....) di jam saya, sidang mubes (...) resmi saya tutup. Interupsi Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan interupsi, yaitu : Interupsi point of order : Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat   umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan. Interupsi Point of information : Digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama. Interupsi point of clarification : Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua. Interupsi point of privillage : Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan. Pimpinan Sidang terdiri atas : Pimpinan Sidang 1 : Memimpin jalan nya persidangan Pimpinan Sidang 2 : Notulensi Pimpinan Sidang 3 : Memantau persidangan PENUTUP Demikian tulisan singkat ini semoga bermanfaat. Gali terus ilmu pengetahuan dan banyaklah membaca guna menambah wawasan. Harapan kesempurnaan selalu muncul, namun kekhilafan tak dapat dihindari semoga ada koreksi dilain sisi. Semoga Allah mengampuni dari bentuk kekurangan ilmu kami. Billahi fii sabililhaq, Fastabiqul khairat. Disamping itu, berkaitan dengan aspek pelaksanaan kita mengenal dua perangkat dalam persidangan yaitu, perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Perangkat lunak terdiri atas (1) steering committee (SC), adalah tim pengarah yang membuat segala macam persiapan mulai dari pembuatan draf kerja sampai evaluasi yang berupa konsep-konsep materi. (2) Organizing committee (OC), adalah tim yang melaksanakan apa yang telah dibuat oleh SC dan melakukan kegiatan yang sifatnya operasional. Sedangkan perangkat keras, terdiri atas (1) ruang sidang, tempat yang digunakan untuk berkumpul dan berdialog. Agar persidangan berjalan dengan baik, hendaknya ruangan juga cukup representatif. Sebaiknya didukung juga dengan setting tempat yang memungkinkan antar peserta terdapat komunikasi langsung, (2) palu sidang, alat yang digunakan untuk mengendalikan jalannya persidangan, (3) pengeras suara, ini diperlukan jika ruangan yang digunakan cukup luas, (4) computer, digunakan untuk merekam secara langsung perubahan dan penetapan materi yang disidangkan.